Créer un reçu de loyer
Le reçu constate qu’une somme a été encaissée, sans déclarer que le mois est totalement réglé. Cette page explique quand l’utiliser, comment remplir chaque bloc du formulaire et ce que calcule l’outil automatiquement.
Aperçu du reçu
La partie droite de la page affiche l’aperçu du reçu en temps réel. Dès que vous remplissez les champs, le document se met à jour et reflète exactement ce qui sera dans le PDF final.
Le reçu est structuré différemment de la quittance : il inclut notamment un tableau avec le loyer au prorata, les provisions sur charges, le dépôt de garantie et un acompte éventuel. La ligne « Le bailleur reconnaît le paiement partiel » remplace la formule de quittance complète.
Avant saisie : structure du reçu avec tableau débit/crédit et formule de paiement partiel.
Le reçu n’est pas une quittance
Le reçu atteste qu’une somme a été reçue pour une période donnée. Il ne certifie pas que le mois est entièrement réglé. Si le locataire paie le solde restant plus tard, vous pourrez alors créer une quittance.
Différence avec la quittance
Les deux documents ont des rôles distincts. Utiliser le mauvais peut avoir des conséquences juridiques : une quittance émise pour un paiement incomplet certifie à tort que le mois est soldé.
| Document | Quand l’utiliser | Ce qu’il certifie |
|---|---|---|
| Quittance | Loyer et charges de la période payés en totalité. | Le mois est entièrement soldé. |
| Reçu | Somme partielle encaissée, entrée en cours de bail, prorata, dépôt de garantie. | Une somme a été reçue — pas que le mois est soldé. |
Ne jamais émettre une quittance pour un paiement partiel
Une quittance vaut confirmation de paiement total. Si le mois n’est pas soldé, émettez toujours un reçu. En savoir plus sur la différence →
Lieu et date d’édition
Comme pour la quittance, la date d’édition est renseignée automatiquement avec la date du jour. Vous pouvez la modifier si vous préparez le document à l’avance ou en décalé. Le champ « Fait à » attend la ville d’édition.
Période de bail
Cette section est spécifique au reçu. Elle permet de définir précisément la période couverte et de calculer automatiquement les montants au prorata.
Date d’effet du bail et date de fin
Renseignez la date d’entrée dans les lieux et la date de fin de la période concernée. Ces deux dates permettent de calculer le nombre de jours exact et d’en déduire automatiquement le loyer au prorata.
Loyer du
Ce champ affiche la période en texte libre, par exemple « du 10/03/2026 au 20/03/2026 ». Il apparaît dans le tableau du PDF sous la ligne « Loyer du » et permet au locataire de comprendre précisément quelle période est couverte.
Nombre de jours
Ce champ est calculé automatiquement à partir des deux dates saisies. Il sert de base au calcul du loyer au prorata. Vous pouvez le corriger manuellement si la situation l’exige.
Informations bailleur
Identiques à celles de la quittance. Le nom complet et l’adresse sont obligatoires. Le téléphone est facultatif. L’e-mail du bailleur est utile si vous souhaitez être mis en copie lors de l’envoi automatique.
Informations locataire
Le nom complet et l’adresse du bien loué sont obligatoires. L’e-mail du locataire est indispensable si vous activez l’envoi automatique du document.
Calculs loyers et charges
C’est la section centrale du reçu. Elle est plus détaillée que celle de la quittance, car le reçu est souvent utilisé pour des situations particulières : entrée en cours de mois, prorata, dépôt de garantie ou acompte.
Loyer mensuel (sans charge)
Le montant de base du loyer hors charges, tel qu’il figure dans le bail.
Loyer annuel
Calculé automatiquement : loyer mensuel × 12. Sert de base au calcul au prorata.
Loyer au prorata et loyer période
Le loyer au prorata est calculé en fonction du nombre de jours saisis dans la section « Période de bail ». Le loyer période correspond au montant effectivement dû pour la période couverte.
Provisions sur charges, charges annuelles, charges au prorata, charges période
Les charges suivent la même logique que le loyer : montant mensuel, annuel, prorata et total pour la période. Ces champs se calculent automatiquement dès que les données de base et les dates sont saisies.
Dépôt de garantie
À renseigner si le reçu concerne une entrée dans les lieux. Le montant du dépôt de garantie apparaît alors dans le tableau du PDF.
Acompte
Si le locataire a versé un acompte sur la période, indiquez-le ici. Il apparaît en débit dans le tableau et réduit le total restant dû.
Tout se calcule automatiquement
Dès que vous saisissez les dates et le loyer mensuel, l’outil calcule le loyer annuel, le prorata et les montants de charges correspondants. Vous n’avez pas à faire les calculs manuellement.
Commentaire
Le commentaire est un champ libre et facultatif. Il apparaît en bas du document et permet d’ajouter une précision contextuelle : motif d’entrée en cours de mois, mention d’un état des lieux, information particulière liée à la période.
Réinitialiser et générer le PDF
En bas du formulaire, les boutons permettent de finaliser le document ou de repartir de zéro. Deux cases à cocher permettent d’afficher ou non les paragraphes de bas de page.
Réinitialiser
Vide entièrement le formulaire pour repartir d’un reçu propre. À utiliser avec prudence : l’opération efface tout sans confirmation supplémentaire.
Générer le PDF
Crée le fichier PDF à partir de l’aperçu affiché. Vérifiez les montants, les dates et la période avant de cliquer.
Paragraphe 1 et Paragraphe 2
Deux cases à cocher permettent d’inclure ou d’exclure les paragraphes de bas de page du PDF. Paragraphe 1 est la formule de reconnaissance de paiement partiel. Paragraphe 2 est un texte légal complémentaire. Vous pouvez conserver les deux, n’en garder qu’un, ou les décocher tous les deux si vous n’en avez pas besoin.
Vérifiez avant de générer
Relisez attentivement la période, le montant encaissé et les coordonnées. Un reçu incorrect peut créer des confusions si plusieurs paiements partiels se succèdent sur un même mois.
Dépannage rapide
Je ne sais pas si je dois créer un reçu ou une quittance
Si le loyer du mois est payé en totalité, créez une quittance. Si le paiement est partiel, ou s’il s’agit d’une entrée en cours de bail, créez un reçu.
Le loyer au prorata ne correspond pas à ce que j’attendais
Vérifiez les dates saisies dans la section « Période de bail ». Le calcul repose sur le nombre de jours entre la date d’effet et la date de fin. Un jour d’écart peut modifier le résultat.
Le montant total affiché me semble incorrect
Vérifiez que le montant saisi dans « Loyer mensuel » correspond bien au loyer hors charges, et que les provisions sur charges sont saisies séparément. Le total est calculé automatiquement à partir de ces deux valeurs.
Le locataire paie le solde restant — que faire ?
Dès que le mois est entièrement soldé, créez une quittance pour la même période. Elle remplace les reçus intermédiaires dans l’historique et certifie que le mois est bien payé.
Lire l’aide quittance