Créer un reçu de loyer
Le reçu constate qu’une somme a été encaissée, sans déclarer que le mois est totalement réglé. Cette page explique quand l’utiliser, comment remplir chaque bloc du formulaire et ce que calcule l’outil automatiquement.
Aperçu du reçu
Sur ordinateur, l’aperçu du reçu apparaît à gauche du formulaire ; sur mobile, il est accessible plus bas. Il reprend vos saisies. Vérifiez aussi le PDF généré avant de le transmettre.
Le reçu est structuré différemment de la quittance : il inclut notamment un tableau avec le loyer au prorata, les provisions sur charges, le dépôt de garantie et un acompte éventuel. La ligne « Le bailleur reconnaît le paiement partiel » remplace la formule de quittance complète.
Avant saisie : structure du reçu avec tableau débit/crédit et formule de paiement partiel.
Le reçu n’est pas une quittance
Le reçu atteste qu’une somme a été reçue pour une période donnée. Il ne certifie pas que le mois est entièrement réglé. Si le locataire paie le solde restant plus tard, vous pourrez alors créer une quittance.
Différence avec la quittance
Les deux documents ont des rôles distincts. Utiliser le mauvais peut avoir des conséquences juridiques : une quittance émise pour un paiement incomplet certifie à tort que le mois est soldé.
| Document | Quand l’utiliser | Ce qu’il certifie |
|---|---|---|
| Quittance | Loyer et charges de la période payés en totalité. | Le mois est entièrement soldé. |
| Reçu | Somme partielle encaissée ou dépôt de garantie ; un prorata entièrement payé avec ses charges peut donner lieu à une quittance. | Une somme a été reçue — pas que le mois est soldé. |
Ne jamais émettre une quittance pour un paiement partiel
Une quittance vaut confirmation de paiement total. Si le mois n’est pas soldé, émettez toujours un reçu. En savoir plus sur la différence →
Lieu et date d’édition
Comme pour la quittance, la date d’édition est renseignée automatiquement avec la date du jour. Vous pouvez la modifier si vous préparez le document à l’avance ou en décalé. Le champ « Fait à » attend la ville d’édition.
Période de bail
Cette section est spécifique au reçu. Elle permet de définir précisément la période couverte et de calculer automatiquement les montants au prorata.
Date d’effet du bail et date de fin
Renseignez la date d’entrée dans les lieux et la date de fin de la période concernée. Ces dates déterminent le nombre de jours, date de début et date de fin incluses. L’outil calcule le loyer de la période sur une base annuelle de 365 jours : loyer mensuel × 12 ÷ 365 × nombre de jours. Vérifiez que cette convention correspond au bail et aux sommes effectivement dues.
Loyer du
Ce champ affiche la période en texte libre, par exemple « du 10/03/2026 au 20/03/2026 ». Il apparaît dans le tableau du PDF sous la ligne « Loyer du » et permet au locataire de comprendre précisément quelle période est couverte.
Nombre de jours
Ce champ est calculé automatiquement, dates de début et de fin incluses. Corrigez les dates ou la période en texte libre pour modifier le résultat ; le champ calculé n’est pas directement modifiable.
Informations bailleur
Le nom complet et l’adresse identifient le bailleur. Le téléphone et l’email sont facultatifs pour un PDF. La page Reçu n’offre pas d’envoi automatique : téléchargez le PDF pour le transmettre vous-même.
Informations locataire
Le nom complet et l’adresse du bien loué sont obligatoires. L’email du locataire est facultatif pour créer ce PDF. Les réglages d’envoi automatique Pro concernent les quittances, pas les reçus.
Calculs loyers et charges
C’est la section centrale du reçu. Elle est plus détaillée que celle de la quittance, car le reçu est souvent utilisé pour des situations particulières : entrée en cours de mois, prorata, dépôt de garantie ou acompte.
Loyer mensuel (sans charge)
Le montant de base du loyer hors charges, tel qu’il figure dans le bail.
Loyer annuel
Calculé automatiquement : loyer mensuel × 12. Sert de base au calcul au prorata.
Loyer au prorata et loyer période
Le champ « Loyer au prorata » correspond au montant journalier : loyer mensuel × 12 ÷ 365. Le loyer de la période multiplie ce montant par le nombre de jours inclus. Les lignes sont arrondies au centime ; vérifiez cette convention et les montants avec le bail.
Provisions sur charges, charges annuelles, charges au prorata, charges période
Les charges suivent la même logique que le loyer : montant mensuel, annuel, prorata et total pour la période. Ces champs se calculent automatiquement dès que les données de base et les dates sont saisies.
Dépôt de garantie
À renseigner si le reçu concerne une entrée dans les lieux. Le montant du dépôt de garantie apparaît alors dans le tableau du PDF.
Montant reçu
Le champ « Montant reçu » doit correspondre à la somme réellement encaissée. Il est déduit du loyer et des charges de la période ainsi que du dépôt de garantie éventuel pour calculer le solde restant à payer.
Tout se calcule automatiquement
Dès que vous saisissez les dates et le loyer mensuel, l’outil calcule le loyer annuel, le prorata et les montants de charges correspondants. Vous n’avez pas à faire les calculs manuellement.
Commentaire
Le commentaire est un champ libre et facultatif. Il apparaît en bas du document et permet d’ajouter une précision contextuelle : motif d’entrée en cours de mois, mention d’un état des lieux, information particulière liée à la période.
Réinitialiser et générer le PDF
En bas du formulaire, les boutons permettent de finaliser le document ou de repartir de zéro. Deux cases à cocher permettent d’afficher ou non les paragraphes de bas de page.
Réinitialiser
Vide entièrement le formulaire pour repartir d’un reçu propre. À utiliser avec prudence : l’opération efface tout sans confirmation supplémentaire.
Générer le PDF
Crée le fichier PDF à partir de l’aperçu affiché. Vérifiez les montants, les dates et la période avant de cliquer.
Paragraphe 1 et Paragraphe 2
Deux cases permettent d’afficher ou de masquer les paragraphes de bas de page. Le premier reconnaît le montant réellement reçu ; le second précise que le reçu concerne ce versement et ne prouve pas le paiement intégral de la période. Vérifiez que le PDF reste explicite même si vous masquez un paragraphe.
Vérifiez avant de générer
Relisez attentivement la période, le montant encaissé et les coordonnées. Un reçu incorrect peut créer des confusions si plusieurs paiements partiels se succèdent sur un même mois.
Dépannage rapide
Je ne sais pas si je dois créer un reçu ou une quittance
Si le loyer et les charges de la période sont entièrement réglés, y compris pour une période au prorata, créez une quittance. Si le paiement est partiel ou concerne uniquement le dépôt de garantie, créez un reçu.
Le loyer au prorata ne correspond pas à ce que j’attendais
Vérifiez les dates saisies dans la section « Période de bail ». Les deux dates sont incluses. Le calcul utilise la convention annuelle de 365 jours décrite plus haut ; elle peut différer d’un prorata fondé sur le nombre réel de jours du mois. Vérifiez la méthode prévue par le bail.
Le montant total affiché me semble incorrect
Vérifiez que le montant saisi dans « Loyer mensuel » correspond bien au loyer hors charges, et que les provisions sur charges sont saisies séparément. Le solde ajoute le loyer et les charges proratisés ainsi que le dépôt de garantie éventuel, puis déduit le montant reçu. Dans la liste des reçus récents, le total représente le montant reçu ; les anciens reçus peuvent afficher un solde et sont identifiés comme tels.
Le locataire paie le solde restant — que faire ?
Après réception intégrale du loyer et des charges de la période, créez la quittance finale. Conservez les reçus intermédiaires : la création de la quittance ne les efface pas de l’historique. Le tableau de bord rapproche ces pièces pour éviter un double comptage lorsque leur période et leur identité correspondent.
Lire l’aide quittance