Reçu de loyer pour paiement partiel : modèle PDF, mentions obligatoires et FAQ
Votre locataire n’a pas réglé la totalité du loyer et des charges ce mois-ci ? La quittance est exclue. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de remettre gratuitement un reçu de loyer sur demande, dès lors que le paiement est partiel. Ce guide explique ce que doit contenir ce reçu, quand l’utiliser, ce que risque un bailleur qui refuse — et comment générer le bon document en quelques secondes.
« Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. » Ce reçu est gratuit, obligatoire à la demande du locataire, et doit être remis sans délai. Depuis la loi Habitat dégradé du 9 avril 2024, le refus injustifié est passible d’un an d’emprisonnement et de 20 000 € d’amende.
Pourquoi le reçu de loyer est indispensable en cas de paiement partiel
Le reçu répond à une logique simple : constater une somme encaissée, sans solder le mois. Il protège le bailleur comme le locataire, car il donne une trace claire de ce qui a été versé, à quelle date, et pour quelle période.
Sans reçu, les paiements intermédiaires deviennent impossibles à relire. Quelques semaines plus tard, il peut être impossible de savoir si un acompte avait été versé, si un complément était attendu, ou quelle somme couvrait le loyer et laquelle couvrait les charges. En cas de litige, l’absence de reçu fragilise considérablement la position du bailleur.
C’est aussi un document utile pour maintenir une relation locative saine. Le locataire dispose d’un justificatif immédiatement, même si sa situation n’est pas encore régularisée. Le bailleur, lui, garde un historique clair et peut ensuite remettre la quittance finale lorsque le paiement complet intervient.
Attention : un impayé partiel déclenche juridiquement les mêmes droits pour le bailleur qu’un impayé total. Une lettre de relance peut être envoyée dès le 10e jour suivant l’échéance, une mise en demeure au 20e jour, et un commandement de payer via huissier si la situation ne se régularise pas.
Mentions obligatoires d’un reçu de loyer pour paiement partiel
La loi ne fixe pas de formalisme strict pour le reçu — à la différence de la quittance. Mais certaines mentions sont indispensables pour qu’il ait une valeur probante en cas de litige. Voici ce que doit impérativement contenir votre reçu.
Nom et adresse du bailleur
Le bailleur doit être clairement identifié. Pour une SCI ou une agence, c’est la dénomination sociale et l’adresse du siège qui s’appliquent.
Nom et adresse du locataire
Le locataire titulaire du bail doit être nommé. En colocation avec bail solidaire, tous les signataires peuvent figurer.
Adresse complète du logement
Numéro, rue, code postal et commune du bien loué. Une adresse incomplète fragilise la valeur probante du document.
Période concernée
La date de début et de fin de la période pour laquelle le versement partiel a été reçu (ex. : du 1er au 30 avril 2026).
Montant du loyer et des charges (séparés)
Le loyer hors charges et les charges récupérables doivent figurer séparément — conformément à la logique de l’article 21.
Montant effectivement encaissé
La somme réellement reçue doit être indiquée clairement. C’est l’information centrale du reçu, celle qui justifie le versement.
Solde restant dû
Le montant manquant pour solder la période doit figurer explicitement. C’est ce qui distingue le reçu de la quittance et ce qui prouve que le mois n’est pas soldé.
Date d’émission et signature du bailleur
Non imposées par la loi, mais indispensables en pratique. Sans date ni signature, le document peut être contesté et refusé par certains organismes.
Point clé : contrairement à la quittance, le reçu ne peut pas servir de justificatif de domicile. La CAF, les banques et les administrations n’acceptent que la quittance pour cet usage. Le reçu atteste un versement — pas un domicile.
Exemple chiffré : acompte, versements successifs et régularisation finale
Pour un loyer de 790 € + 60 € de charges, le total attendu pour le mois est de 850 €. Voici comment gérer les versements successifs avec le bon document à chaque étape.
| Date | Versement reçu | Total cumulé | Solde restant dû | Document à remettre |
|---|---|---|---|---|
| 5 avril | 400 € | 400 € | 450 € | Reçu de loyer |
| 18 avril | 250 € | 650 € | 200 € | Reçu de loyer |
| 28 avril | 200 € | 850 € | 0 € | Quittance de loyer |
La quittance ne devient possible qu’au moment où les 850 € ont été intégralement reçus. Chaque reçu intermédiaire doit mentionner le solde restant dû à ce stade. Une fois le total atteint, une seule quittance suffit pour solder la période — les reçus restent dans l’archive.
Cas particulier : APL versée par la CAF, complément locataire manquant
Lorsque la CAF verse directement l’APL au bailleur mais que le complément locataire n’a pas été réglé, la situation est identique à un paiement partiel ordinaire.
| Situation | Loyer total dû | APL reçue (CAF) | Complément locataire reçu | Document à remettre |
|---|---|---|---|---|
| APL reçue, complément non versé | 850 € | 320 € | 0 € | Reçu (solde : 530 €) |
| APL + complément partiel | 850 € | 320 € | 300 € | Reçu (solde : 230 €) |
| APL + complément intégral | 850 € | 320 € | 530 € | Quittance de loyer |
Cas pratiques fréquents
Acompte en début de mois
Le locataire règle une première partie puis complète plus tard. Le reçu constate ce premier versement sans clôturer le mois. Le solde restant dû doit figurer explicitement sur le document.
Entrée en cours de mois (prorata)
Un prorata est calculé. Si seule une partie est payée à l’entrée, le reçu est le document le plus juste jusqu’au règlement complet du prorata. Si le prorata est intégralement réglé dès l’entrée, une quittance peut être émise directement.
Sortie en cours de mois
Le locataire ne règle qu’une partie du dernier prorata avant son départ. Le reçu garde une trace fiable du montant effectivement encaissé. Le solde peut toujours être réclamé après le départ, dans les délais de prescription.
Régularisation en plusieurs fois
Certains paiements sont complétés en deux ou trois versements. Les reçus successifs servent de points de repère avant l’émission de la quittance finale. Chaque reçu doit mentionner le solde actualisé.
Mois suivants intégralement réglés malgré un arriéré
Si les mois suivants sont réglés en totalité, le bailleur peut émettre des quittances normales pour ces échéances. Le reçu de paiement partiel du mois antérieur reste dans l’historique et peut faire l’objet d’une relance séparée.
Paiement en espèces partiel
Si le locataire paie en cash une somme inférieure au total dû, le bailleur est tenu de remettre un reçu immédiatement — sans attendre une demande. C’est la seule preuve dont dispose le locataire pour un paiement en espèces.
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Erreurs fréquentes à éviter
Émettre une quittance pour un paiement incomplet
C’est l’erreur la plus grave. Une quittance vaut reconnaissance de paiement intégral. Le bailleur perd tout recours sur le solde restant dû. Un tribunal considérera la période comme soldée.
Oublier d’indiquer le solde restant dû
Un reçu sans solde restant dû est incomplet et peut être contesté. C’est pourtant la mention la plus importante : elle prouve que le mois n’est pas soldé et que le bailleur conserve un droit sur la somme manquante.
Refuser de remettre un reçu
C’est une violation de l’article 21. Depuis la loi Habitat dégradé (2024), le refus expose le bailleur à des sanctions pénales. Le reçu doit être remis gratuitement et sans délai sur demande du locataire.
Perdre la trace des versements intermédiaires
Sans archivage clair des reçus successifs, il devient impossible de reconstituer l’historique de paiement plusieurs mois après — ce qui fragilise toute procédure de recouvrement ou contentieuse.
Rappel important : ne confondez pas le reçu de loyer avec l’avis d’échéance. L’avis d’échéance est envoyé avant le paiement pour rappeler le montant dû. Le reçu est remis après encaissement d’une somme partielle. Ces deux documents ont des fonctions opposées et ne peuvent pas se substituer l’un à l’autre.
FAQ — Reçu de loyer et paiement partiel
Qu’est-ce qu’un reçu de loyer pour paiement partiel ?
C’est un document remis par le bailleur au locataire pour attester qu’une somme partielle a été encaissée pour une période donnée. Il constate le versement sans certifier que la période est soldée — contrairement à la quittance, qui ne peut être délivrée qu’après règlement intégral du loyer et des charges.
Le reçu de loyer est-il obligatoire ?
Oui, à la demande du locataire. L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de le remettre gratuitement. Le refus est une infraction depuis la loi Habitat dégradé de 2024, passible de 20 000 € d’amende.
Quelles sont les mentions obligatoires d’un reçu de loyer ?
La loi ne fixe pas de formalisme strict, mais les mentions indispensables sont : nom et adresse du bailleur et du locataire, adresse du logement, période concernée, montant du loyer hors charges, montant des charges, somme encaissée, solde restant dû, date et signature du bailleur.
Peut-on faire un reçu quand seule la partie APL a été versée par la CAF ?
Oui. Lorsque la CAF verse l’APL directement au bailleur mais que le complément locataire n’a pas été réglé, le mois n’est pas soldé. Le bailleur remet un reçu pour la somme reçue (la part APL), avec le solde restant correspondant à la part locataire. La quittance ne peut être émise qu’une fois le total intégralement perçu.
Un impayé partiel a-t-il les mêmes conséquences qu’un impayé total ?
Oui, juridiquement. Un impayé partiel déclenche les mêmes droits pour le bailleur : lettre de relance, mise en demeure, commandement de payer via huissier, et potentiellement résiliation du bail. Le montant de la dette et sa récurrence guideront la décision d’engager ou non une procédure.
Peut-on émettre des quittances pour les mois suivants si un mois reste partiellement impayé ?
Oui. Si les mois suivants sont intégralement réglés, le bailleur peut émettre des quittances normales pour ces échéances. Le reçu de paiement partiel du mois antérieur reste dans l’historique et témoigne de la situation d’impayé. Le bailleur peut ensuite imputer tout versement complémentaire sur l’arriéré le plus ancien.
Que faire lorsque le locataire complète son paiement ?
Une fois le montant total attendu (loyer + charges) intégralement reçu, le bailleur émet une quittance couvrant la période. Les reçus intermédiaires sont conservés dans l’archive comme trace des versements partiels.
Le reçu peut-il être envoyé par e-mail en PDF ?
Oui. Le reçu peut être remis en main propre, envoyé par courrier postal ou transmis par voie électronique (PDF par e-mail), à condition que le locataire ait accepté ce mode de transmission. Un reçu PDF a la même valeur juridique qu’un document papier.
Le reçu peut-il servir de justificatif de domicile ?
Non. Contrairement à la quittance, le reçu n’est pas accepté comme justificatif de domicile par les administrations, les banques ou la CAF. Il atteste un versement partiel — pas un domicile.
Combien de temps conserver les reçus de loyer ?
Au moins 3 ans après la fin du bail (délai de prescription pour les actions en paiement de loyer). En cas d’impayé partiel ayant donné lieu à un contentieux, 5 ans est recommandé par précaution.