Créer une quittance de loyer
Comment remplir, personnaliser et générer une quittance dans MaQuittancePDF : champs obligatoires, calculs automatiques, mise en page et options Pro.
Aperçu vide et aperçu rempli
Sur ordinateur, l’aperçu de la quittance apparaît à gauche du formulaire ; sur mobile, il est accessible plus bas. Il reprend les informations saisies. Relisez le PDF généré avant de l’imprimer ou de le transmettre.
Avant saisie : structure visible, champs vides.
Après saisie : données, montants et commentaire.
Champs à compléter
Le formulaire est divisé en plusieurs blocs. Les champs nécessaires à la génération ne constituent pas, à eux seuls, une garantie juridique : vérifiez l’identité, le logement, la période et le paiement réel. Les emails ne sont pas nécessaires pour un PDF simple. L’envoi Pro exige l’adresse du locataire et son accord exprès enregistré ; une copie au bailleur est facultative et se règle dans « Copie à ».
Période et date d’édition
La période correspond au loyer effectivement payé, par exemple « Janvier 2026 » ou une période au prorata. Indiquez-la précisément. La date d’édition est préremplie avec la date du jour ; adaptez-la à la date réelle d’établissement du document. Une quittance ne constate pas un paiement futur.
Informations bailleur
Le nom et l’adresse du bailleur identifient l’émetteur du document. Le téléphone est facultatif. Son email sert de contact ; pour recevoir une copie lors d’un envoi automatique Pro, renseignez « Copie à » dans les réglages du profil.
Informations locataire
Le nom complet du locataire et l’adresse du bien loué sont obligatoires. L’e-mail du locataire est indispensable si vous activez l’envoi automatique : c’est lui qui permet d’acheminer la quittance directement dans sa boîte mail.
Loyer, charges et commentaire
Le loyer et les provisions sur charges sont obligatoires : ils alimentent le tableau du PDF et le calcul du total. Le solde locataire et les charges pour régularisation sont facultatifs. Le commentaire est un texte libre qui apparaît en bas du document — pour mentionner un solde, une panne, ou toute précision utile.
| Champ | Statut | Conseil pratique |
|---|---|---|
| Période | Obligatoire | Le mois couvert, ex. : Janvier 2026. |
| Ville et date | Recommandé | Date du jour pré-remplie automatiquement. Modifiable si besoin. |
| Nom et adresse bailleur | Obligatoire | Identifie l’émetteur du document. |
| Téléphone bailleur | Facultatif | Peut être ajouté si vous souhaitez afficher un contact, mais n’est pas obligatoire. |
| E-mail bailleur | Pro — copie | Coordonnée de contact ; pour recevoir une copie automatique, renseignez aussi « Copie à » dans les réglages Pro. |
| Nom et adresse locataire | Obligatoire | Identifie le destinataire et le bien loué. |
| Téléphone locataire | Facultatif | Peut être renseigné pour garder une coordonnée utile, sans être nécessaire au PDF. |
| E-mail locataire | Pro — envoi | Indispensable pour l’envoi automatique de la quittance. |
| Loyer et charges | Obligatoire | Alimentent le tableau et le total du PDF. |
| Solde locataire | Facultatif | Déduit du total si le locataire dispose d’un crédit. |
| Charges régularisation | Facultatif | À ajouter si une régularisation concerne ce mois. |
| Commentaire | Facultatif | Texte libre affiché en bas du document. |
Calculs et montants
MaQuittancePDF calcule le total automatiquement à partir des montants saisis. Vous n’avez rien à additionner : le tableau du PDF et le total se mettent à jour en temps réel à chaque modification.
Loyer + charges
Le loyer et les provisions sur charges constituent la base. Exemple : 1 025 € + 115 € = 1 140 €.
Solde locataire
S’il dispose d’un crédit de 50 €, ce montant apparaît en crédit dans le tableau et réduit le total à 1 090 €.
Régularisation
Les charges pour régularisation viennent en débit et s’ajoutent au total si elles concernent le mois en cours.
Le commentaire
Le commentaire est facultatif et n’entre pas dans les calculs. Il apparaît en bas du document pour apporter une précision : solde expliqué, panne signalée, information liée au mois. L’exemple sur la capture montre : « solde locataire de 50€ - panne machine à laver ».
Quittance ou reçu ?
La quittance confirme que le loyer du mois est payé en totalité. Si le locataire n’a réglé qu’une partie, créez un reçu à la place. Lire l’aide pour créer un reçu →
Personnalisation de la quittance
La quittance est conçue pour s’adapter à votre situation. Vous pouvez modifier les libellés du tableau, en supprimer certains, et choisir combien de paragraphes conserver en bas de page. L’objectif est un PDF clair, sans informations superflues.
Modifier les libellés du tableau
Chaque ligne du tableau (Loyer, Provisions sur charges, Solde locataire, Charges pour régularisation) peut être renommée librement. Si vous préférez « Charges locatives » à « Provisions sur charges », changez le libellé directement dans le formulaire.
Supprimer une ligne du tableau
Si une ligne ne vous concerne pas — par exemple s’il n’y a pas de solde locataire ce mois-ci — vous pouvez la retirer. Le tableau s’ajuste et le PDF reste propre, sans lignes vides inutiles.
Paragraphes de bas de page
Deux paragraphes peuvent figurer en bas du PDF : l’attestation du paiement de la période et une précision sur la portée du document. Les cases permettent de les afficher ou de les masquer ; relisez toujours le PDF et gardez une formulation cohérente avec le paiement réel.
La date se remplit automatiquement
La date du jour est préremplie. Vérifiez qu’elle correspond à l’établissement du document et adaptez-la si nécessaire. La quittance doit constater un paiement déjà reçu, jamais un versement futur.
Une quittance qui vous ressemble
Toutes ces options font de MaQuittancePDF un outil adaptable à votre situation réelle — qu’il s’agisse d’une location meublée, d’un bail classique ou d’une situation avec régularisation de charges.
Profil locataire
En haut du formulaire, le bloc Données à compléter permet de gérer les profils locataires enregistrés. Un profil sauvegarde toutes les informations récurrentes pour éviter de les ressaisir à chaque quittance.
Enregistrer un profil
Le bouton Enregistrer sauvegarde les informations du locataire actuellement saisies. La prochaine fois, sélectionnez le profil dans la liste déroulante pour pré-remplir automatiquement tous les champs — sans ressaisir quoi que ce soit.
Supprimer un profil
Le bouton Supprimer retire définitivement le profil sélectionné. À utiliser avec prudence : l’opération est irréversible.
Plusieurs profils en Pro
Sans plan Pro, vous pouvez enregistrer un profil locataire. Avec le plan Pro, vous gérez plusieurs locataires et plusieurs bailleurs, chacun avec ses propres informations. Pratique pour les propriétaires qui gèrent plusieurs logements.
Options Pro
Le plan Pro ajoute des fonctionnalités pensées pour les bailleurs qui gèrent plusieurs logements ou qui souhaitent automatiser leur suivi mensuel.
Dupliquer les quittances sur une année
Ce bouton prépare les mois manquants d’une année passée ou en cours, jusqu’à 12 brouillons. Il conserve les brouillons existants et les quittances déjà archivées. Chaque brouillon reprend les données du modèle ; vérifiez son paiement, sa période et ses montants avant de valider le PDF.
Préparation et envoi automatique
Après une quittance validée, le brouillon suivant devient consultable dès le 28 du mois précédent, ou le 27 février pour mars. Chaque mois, confirmez le paiement intégral pour valider le PDF. L’envoi Pro exige une sauvegarde en ligne confirmée, l’accord exprès lié à l’adresse du locataire et des réglages enregistrés. Les envois sont traités lors des passages horaires, à partir du jour choisi ; une copie au bailleur se règle séparément.
Lire l’aide envoi automatiqueTableau de bord et export CSV
Le tableau de bord Pro rapproche vos quittances et reçus pour présenter les encaissements déclarés par période. Il ne lit pas vos comptes bancaires et ne calcule pas le revenu imposable. Vérifiez les documents sources, puis exportez la synthèse CSV ou le détail séparé.
Lire l’aide tableau de bordRéinitialiser et générer le PDF
En bas du formulaire, deux boutons permettent de finaliser ou de repartir de zéro.
Réinitialiser
Vide entièrement le formulaire pour repartir d’une quittance propre. À utiliser avec prudence si des données ont déjà été saisies : l’opération efface tout sans confirmation supplémentaire.
Paiement reçu — valider la quittance
Après votre confirmation de réception intégrale du loyer et des charges, le bouton valide la quittance et génère son PDF. Avec l’envoi Pro activé, il s’intitule « Paiement reçu — valider et programmer » : l’email ne part pas immédiatement. « Envoyer maintenant » est une action distincte avec confirmation du destinataire.
Avant de générer
Une quittance vaut confirmation de paiement total. Si le mois n’est pas soldé, générez un reçu à la place. Lire l’aide pour créer un reçu →
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