Créer une quittance de loyer
Comment remplir, personnaliser et générer une quittance dans MaQuittancePDF : champs obligatoires, calculs automatiques, mise en page et options Pro.
Aperçu vide et aperçu rempli
La partie droite de la page affiche l’aperçu de la quittance en temps réel. Avant toute saisie, le document est vide : la structure est visible, les champs restent à compléter. Dès que vous commencez à remplir le formulaire, l’aperçu se met à jour instantanément pour refléter exactement ce qui sera dans le PDF. Ce que vous voyez est exactement ce qui sera imprimé ou envoyé.
Avant saisie : structure visible, champs vides.
Après saisie : données, montants et commentaire.
Champs à compléter
Le formulaire est divisé en plusieurs blocs. Certains sont obligatoires pour générer un PDF valide, d’autres sont facultatifs ou utiles selon votre usage. Les adresses e-mail ne sont pas nécessaires pour un PDF simple, mais deviennent indispensables si vous activez l’envoi automatique — le locataire reçoit alors la quittance et le bailleur est mis en copie automatiquement.
Période et date d’édition
La période correspond au mois couvert, par exemple « Janvier 2026 ». C’est une mention obligatoire sur toute quittance. La date d’édition est renseignée automatiquement avec la date du jour — vous n’avez rien à faire. Elle reste modifiable si vous préparez le document à l’avance ou en décalé.
Informations bailleur
Le nom complet et l’adresse du bailleur sont obligatoires : ils identifient l’émetteur du document. Le téléphone est facultatif. L’e-mail du bailleur est utile si vous souhaitez être mis en copie lors de l’envoi automatique de la quittance au locataire.
Informations locataire
Le nom complet du locataire et l’adresse du bien loué sont obligatoires. L’e-mail du locataire est indispensable si vous activez l’envoi automatique : c’est lui qui permet d’acheminer la quittance directement dans sa boîte mail.
Loyer, charges et commentaire
Le loyer et les provisions sur charges sont obligatoires : ils alimentent le tableau du PDF et le calcul du total. Le solde locataire et les charges pour régularisation sont facultatifs. Le commentaire est un texte libre qui apparaît en bas du document — pour mentionner un solde, une panne, ou toute précision utile.
| Champ | Statut | Conseil pratique |
|---|---|---|
| Période | Obligatoire | Le mois couvert, ex. : Janvier 2026. |
| Ville et date | Recommandé | Date du jour pré-remplie automatiquement. Modifiable si besoin. |
| Nom et adresse bailleur | Obligatoire | Identifie l’émetteur du document. |
| Téléphone bailleur | Facultatif | Peut être ajouté si vous souhaitez afficher un contact, mais n’est pas obligatoire. |
| E-mail bailleur | Pro — copie | Permet au bailleur d’être mis en copie lors de l’envoi automatique. |
| Nom et adresse locataire | Obligatoire | Identifie le destinataire et le bien loué. |
| Téléphone locataire | Facultatif | Peut être renseigné pour garder une coordonnée utile, sans être nécessaire au PDF. |
| E-mail locataire | Pro — envoi | Indispensable pour l’envoi automatique de la quittance. |
| Loyer et charges | Obligatoire | Alimentent le tableau et le total du PDF. |
| Solde locataire | Facultatif | Déduit du total si le locataire dispose d’un crédit. |
| Charges régularisation | Facultatif | À ajouter si une régularisation concerne ce mois. |
| Commentaire | Facultatif | Texte libre affiché en bas du document. |
Calculs et montants
MaQuittancePDF calcule le total automatiquement à partir des montants saisis. Vous n’avez rien à additionner : le tableau du PDF et le total se mettent à jour en temps réel à chaque modification.
Loyer + charges
Le loyer et les provisions sur charges constituent la base. Exemple : 1 025 € + 115 € = 1 140 €.
Solde locataire
S’il dispose d’un crédit de 50 €, ce montant apparaît en crédit dans le tableau et réduit le total à 1 090 €.
Régularisation
Les charges pour régularisation viennent en débit et s’ajoutent au total si elles concernent le mois en cours.
Le commentaire
Le commentaire est facultatif et n’entre pas dans les calculs. Il apparaît en bas du document pour apporter une précision : solde expliqué, panne signalée, information liée au mois. L’exemple sur la capture montre : « solde locataire de 50€ - panne machine à laver ».
Quittance ou reçu ?
La quittance confirme que le loyer du mois est payé en totalité. Si le locataire n’a réglé qu’une partie, créez un reçu à la place. Lire l’aide pour créer un reçu →
Personnalisation de la quittance
La quittance est conçue pour s’adapter à votre situation. Vous pouvez modifier les libellés du tableau, en supprimer certains, et choisir combien de paragraphes conserver en bas de page. L’objectif est un PDF clair, sans informations superflues.
Modifier les libellés du tableau
Chaque ligne du tableau (Loyer, Provisions sur charges, Solde locataire, Charges pour régularisation) peut être renommée librement. Si vous préférez « Charges locatives » à « Provisions sur charges », changez le libellé directement dans le formulaire.
Supprimer une ligne du tableau
Si une ligne ne vous concerne pas — par exemple s’il n’y a pas de solde locataire ce mois-ci — vous pouvez la retirer. Le tableau s’ajuste et le PDF reste propre, sans lignes vides inutiles.
Paragraphes de bas de page
La quittance propose deux paragraphes en bas de document par défaut : la formule de quittance standard et un paragraphe complémentaire d’information légale. Vous pouvez conserver les deux, n’en garder qu’un seul, ou adapter le texte à votre usage.
La date se remplit automatiquement
La date d’édition est renseignée automatiquement avec la date du jour — vous n’avez pas à vous en occuper. Si vous préparez la quittance à l’avance ou en décalé, modifiez-la manuellement avant de générer le PDF.
Une quittance qui vous ressemble
Toutes ces options font de MaQuittancePDF un outil adaptable à votre situation réelle — qu’il s’agisse d’une location meublée, d’un bail classique ou d’une situation avec régularisation de charges.
Profil locataire
En haut du formulaire, le bloc Données à compléter permet de gérer les profils locataires enregistrés. Un profil sauvegarde toutes les informations récurrentes pour éviter de les ressaisir à chaque quittance.
Enregistrer un profil
Le bouton Enregistrer sauvegarde les informations du locataire actuellement saisies. La prochaine fois, sélectionnez le profil dans la liste déroulante pour pré-remplir automatiquement tous les champs — sans ressaisir quoi que ce soit.
Supprimer un profil
Le bouton Supprimer retire définitivement le profil sélectionné. À utiliser avec prudence : l’opération est irréversible.
Plusieurs profils en Pro
Sans plan Pro, vous pouvez enregistrer un profil locataire. Avec le plan Pro, vous gérez plusieurs locataires et plusieurs bailleurs, chacun avec ses propres informations. Pratique pour les propriétaires qui gèrent plusieurs logements.
Options Pro
Le plan Pro ajoute des fonctionnalités pensées pour les bailleurs qui gèrent plusieurs logements ou qui souhaitent automatiser leur suivi mensuel.
Dupliquer les quittances sur une année
Ce bouton crée en un clic 12 brouillons modifiables pour une année passée ou en cours. Chaque brouillon reprend les informations de la quittance actuelle et peut être ajusté individuellement avant génération ou envoi. Très utile pour rattraper un historique non encore numérisé.
Préparation et envoi automatique
Les prochaines quittances peuvent être préparées automatiquement à partir du dernier document validé. L’envoi au locataire se fait par e-mail dès que vous en donnez l’ordre — l’adresse e-mail du locataire est indispensable, et le bailleur est mis en copie si son e-mail est renseigné.
Lire l’aide envoi automatiqueTableau de bord et export CSV
Le plan Pro donne accès à un tableau de bord annuel qui récapitule tous les loyers encaissés mois par mois. Un export CSV permet de transmettre ces données à votre comptable ou de les intégrer dans un tableur.
Lire l’aide tableau de bordRéinitialiser et générer le PDF
En bas du formulaire, deux boutons permettent de finaliser ou de repartir de zéro.
Réinitialiser
Vide entièrement le formulaire pour repartir d’une quittance propre. À utiliser avec prudence si des données ont déjà été saisies : l’opération efface tout sans confirmation supplémentaire.
Générer le PDF
Crée le fichier PDF à partir de l’aperçu affiché. Avant de cliquer, vérifiez les montants, la période et les adresses e-mail si vous souhaitez envoyer la quittance directement.
Avant de générer
Une quittance vaut confirmation de paiement total. Si le mois n’est pas soldé, générez un reçu à la place. Lire l’aide pour créer un reçu →
Pages utiles