Préparation et envoi automatique des quittances
Confirmez le paiement de chaque mois, validez son PDF puis laissez l’envoi programmé suivre vos réglages. Vous pouvez suspendre un mois sans désactiver le profil.
Résumé
Objectif
Éviter de repartir de zéro chaque mois : les informations récurrentes sont reprises pour préparer le prochain document, que l'utilisateur peut vérifier avant génération ou envoi.
Paiement à vérifier
Un brouillon reprend les informations récurrentes. Vérifiez la période et la réception intégrale du loyer et des charges.
PDF validé
Votre confirmation permet de générer et valider le PDF. Le téléchargement d’un PDF existant conserve sa validation.
Envoi prévu
Avec Pro, l’envoi est programmé après confirmation de la sauvegarde en ligne, du destinataire et de son accord.
Logique de préparation
La préparation des mois à venir est différente de la duplication annuelle. La duplication sert surtout à rattraper des années passées ou l'année en cours. La préparation automatique, elle, accompagne l'utilisation normale au fil des mois.
| Fonction | Usage |
|---|---|
| Duplication annuelle | Préparer les mois manquants d’une année passée ou en cours, jusqu’à 12 brouillons. Les brouillons existants et les quittances déjà archivées sont conservés. |
| Préparation à venir | Préparer progressivement le prochain mois à partir des données existantes. |
Étapes dans l'interface
Enregistrer le destinataire et son accord
Choisissez le profil sur la page Quittance et ouvrez « Réglages de l’envoi ». Indiquez l’adresse du locataire, confirmez son accord exprès déjà obtenu pour recevoir ses quittances par email, choisissez un jour entre 1 et 28 et activez l’envoi si vous le souhaitez. Cliquez sur « Enregistrer les réglages ». Toute modification doit être enregistrée avant une validation ou un envoi ; changer l’adresse demande de confirmer à nouveau l’accord.
Régler mon profilRetrouver le brouillon du prochain mois
Après une quittance validée, les données récurrentes préparent le brouillon suivant, consultable dans la liste dès le 28 du mois précédent (dès le 27 février pour la quittance de mars). Ce brouillon ne confirme pas encore le paiement.
Voir les brouillonsConfirmer le paiement et valider le PDF
Contrôlez le locataire, la période et les montants ; « Modifier » déverrouille un brouillon préparé. Cochez la confirmation de réception intégrale du loyer et des charges, puis cliquez sur « Paiement reçu — valider et programmer » si l’envoi est activé, ou « Paiement reçu — valider la quittance ». Le PDF est généré et sa sauvegarde en ligne est vérifiée pour programmer l’envoi. Cette action n’envoie pas immédiatement un email au locataire.
Suivre l’état du mois
Le statut passe à « PDF validé », puis « Envoi prévu le… » lorsque les conditions sont réunies, et « Envoyée » après confirmation de l’envoi. Le service traite les envois lors de ses passages horaires, sans garantir une heure précise. Si vous validez après le jour choisi, l’envoi peut partir au prochain passage horaire. « Télécharger le PDF » récupère le document conservé sans le valider ni le programmer à nouveau.
Envoi automatique
L’envoi utilise les réglages enregistrés et le PDF validé pour le mois concerné. Il nécessite un compte Pro actif, un paiement intégral confirmé, un PDF dont la sauvegarde en ligne est confirmée et l’accord exprès du locataire associé à l’adresse destinataire. Un brouillon ne confirme jamais un paiement futur.
Dès que le brouillon du prochain mois devient visible, un rappel de préparation peut vous être adressé lors d’un passage horaire. Il regroupe les profils concernés pour un même mois, avec un seul rappel par compte et par mois. Ce rappel est indépendant du jour choisi pour l’envoi au locataire. Il peut être reçu même si l’envoi automatique est désactivé ou si ce mois est suspendu. Ouvrez les brouillons concernés et contrôlez leur paiement avant validation. Le statut « Statut indisponible » ou « Envoi à vérifier » demande une vérification ; il ne garantit pas un envoi programmé.
Pour ce mois seulement, utilisez « Ne pas envoyer ce mois-ci ». Le statut devient « Suspendue ce mois » ; les autres mois gardent leurs réglages. « Réactiver ce mois » rétablit la programmation selon les réglages enregistrés, après vérification des conditions. Une quittance déjà envoyée ou en cours d’envoi ne peut plus être suspendue.
Pour un envoi immédiat distinct, cliquez sur « Envoyer maintenant », confirmez le paiement et vérifiez le destinataire dans la confirmation. L’adresse du formulaire, celle du PDF conservé et le destinataire enregistré doivent correspondre. L’accord email enregistré doit couvrir cette adresse, même si l’envoi automatique est désactivé. Le service vérifie le statut pour éviter de renvoyer une quittance déjà envoyée.
Avant chaque validation
Vérifiez l'email du locataire, les montants et la période, et confirmez que le paiement est intégralement reçu. En cas de paiement partiel, créez un reçu depuis la page Reçu.
Dépannage rapide
Je ne vois pas le brouillon suivant
Vérifiez votre profil, votre compte Pro et la quittance de référence. Le prochain brouillon devient visible dès le 28 du mois précédent, ou dès le 27 février pour la quittance de mars.
Pourquoi ai-je reçu un rappel de préparation ?
Ce rappel vous aide à préparer les brouillons devenus visibles. Il regroupe les profils concernés pour un même mois, indépendamment du jour d’envoi choisi. Il ne signifie pas qu’un email a été envoyé au locataire. Vérifiez le paiement avant de valider chaque PDF, puis consultez le statut d’envoi.
Je veux modifier un montant avant envoi
Modifiez le brouillon avant de générer le PDF validé. Si une quittance a déjà été archivée pour cette période, consultez-la avant toute correction ou nouvel envoi.
Dois-je laisser mon ordinateur allumé ?
Non. Les envois programmés fonctionnent avec le PDF sauvegardé en ligne et vos réglages enregistrés. Votre compte Pro doit rester actif.
Pourquoi ne pas préparer toutes les années futures ?
Les loyers, charges, occupants et périodes peuvent changer. Préparer progressivement évite de créer trop de documents obsolètes et ne présume pas des paiements à venir.