Préparation et envoi automatique des quittances
Cette page explique comment MaQuittancePDF Pro prépare les prochains brouillons et comment l'envoi automatique s'inscrit dans ce fonctionnement.
Résumé
Objectif
Éviter de repartir de zéro chaque mois : les informations récurrentes sont reprises pour préparer le prochain document, que l'utilisateur peut vérifier avant génération ou envoi.
Préparation
Le prochain brouillon reprend les données connues du locataire et du bailleur.
Contrôle
Le brouillon reste modifiable avant validation.
Automatisation
L'envoi automatique s'appuie sur des données vérifiées et un compte Pro actif.
Logique de préparation
La préparation des mois à venir est différente de la duplication annuelle. La duplication sert surtout à rattraper des années passées ou l'année en cours. La préparation automatique, elle, accompagne l'utilisation normale au fil des mois.
| Fonction | Usage |
|---|---|
| Duplication annuelle | Créer 12 brouillons pour une année passée ou en cours. |
| Préparation à venir | Préparer progressivement le prochain mois à partir des données existantes. |
Étapes dans l'interface
Créer ou générer une quittance de référence
L'automatisation fonctionne mieux quand les informations du locataire, du bailleur et du logement sont complètes.
Laisser le brouillon suivant se préparer
Le système peut reprendre les données récurrentes pour préparer le document du mois suivant.
Voir les brouillonsVérifier les montants
Avant validation, contrôlez le loyer, les charges et toute modification exceptionnelle.
Générer ou envoyer
Une fois le brouillon validé, vous pouvez générer le PDF ou utiliser l'envoi automatique si la configuration Pro est prête.
Envoi automatique
L'envoi automatique doit rester maîtrisé : l'idée n'est pas d'envoyer un document non vérifié, mais d'accélérer le traitement lorsque les informations sont stables et que le bailleur souhaite automatiser l'envoi.
Avant d'activer l'envoi
Vérifiez l'adresse email du locataire, les montants, la période, et assurez-vous que le paiement est bien soldé avant émission de la quittance.
Dépannage rapide
Je ne vois pas le brouillon suivant
Vérifiez que le profil contient les champs nécessaires et que le compte Pro est actif.
Je veux modifier un montant avant envoi
Ouvrez le brouillon, ajustez le montant, puis validez seulement lorsque l'aperçu est correct.
Pourquoi ne pas préparer toutes les années futures ?
Les loyers, charges, occupants et périodes peuvent changer. Préparer progressivement évite de créer trop de documents obsolètes.